Chính Sách Bảo Mật

Phiên bản: 1.0 • Ngày hiệu lực: 2026-05-29

Chính sách bảo mật này tuân thủ các quy tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam (PDPD) về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Singapore PDPA và các tiêu chuẩn bảo mật ISO/IEC 27001:2022.

1. Đơn Vị Kiểm Soát Dữ Liệu & Cán Bộ Bảo Vệ Dữ Liệu

1.1. Đơn vị kiểm soát dữ liệu

Công ty TNHH HRSearch Việt Nam
Văn phòng đăng ký: Tầng 14, Tòa nhà Bitexco Financial Tower, số 2 Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Website: www.hrsearchvn.com

1.2. Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu (DPO)

Email liên hệ: dpo@hrsearchvn.com
Chức danh: Trưởng bộ phận Tuân thủ pháp lý

2. Danh Mục Dữ Liệu Thu Thập

Chúng tôi thu thập các nhóm thông tin cá nhân sau đây phục vụ cho mục đích tư vấn, tuyển dụng:

Phân loại dữ liệu	Ví dụ cụ thể
Thông tin danh tính & Liên hệ	Họ và tên, ngày sinh, quốc tịch, giới tính, email, số điện thoại, link hồ sơ LinkedIn, địa chỉ thường trú.
Lịch sử làm việc & Chuyên môn	CV/Resume, lịch sử công tác (tên công ty, chức vụ, thời gian), các kỹ năng chuyên môn, chứng chỉ nghề nghiệp.
Chính sách lương thưởng	Mức lương hiện tại, cơ cấu thưởng, mức lương kỳ vọng và các phúc lợi mong muốn khác.
Dữ liệu đánh giá năng lực	Kết quả đánh giá tư duy, tính cách, phong cách quản lý và báo cáo phỏng vấn chuyên sâu.
Dữ liệu nhạy cảm (Cần đồng ý bằng văn bản)	Tình trạng sức khỏe (nếu yêu cầu công việc bắt buộc), thông tin lý lịch tư pháp (nếu có yêu cầu của đối tác tuyển dụng).

3. Cơ Sở Pháp Lý Cho Việc Xử Lý Dữ Liệu

Chúng tôi cam kết chỉ xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên các cơ sở pháp lý vững chắc:

Sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (Nghị định 13/2023/NĐ-CP): Bạn chủ động đăng ký thông tin hoặc gửi CV ứng tuyển trực tiếp.
Thực hiện hợp đồng dịch vụ: Xử lý thông tin phục vụ việc tìm kiếm, giới thiệu và phỏng vấn với các đối tác tuyển dụng.
Nghĩa vụ pháp lý: Báo cáo cơ quan thuế và thực hiện các nghĩa vụ báo cáo lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4. Thời Gian Lưu Trữ Dữ Liệu

Trạng thái hồ sơ	Thời gian lưu trữ	Cơ sở lý do
Ứng viên tiềm năng (Active)	24 tháng	Hỗ trợ tìm kiếm cơ hội mới; gửi email xác nhận duy trì tại tháng thứ 18.
Ứng viên đã được bổ nhiệm thành công	72 tháng	Tuân thủ quy trình kiểm toán, pháp luật lao động và giải quyết các khiếu nại phát sinh.
Thông tin đối tác liên hệ	7 năm	Lưu trữ chứng từ kế toán, hợp đồng thương mại theo Luật Kế toán Việt Nam.

5. Quyền Lợi Của Chủ Thể Dữ Liệu

Bạn có toàn quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật:

Quyền yêu cầu truy cập và cung cấp dữ liệu: Bạn có quyền biết chúng tôi lưu giữ những dữ liệu nào của bạn.
Quyền chỉnh sửa: Yêu cầu cập nhật, chỉnh sửa thông tin sai sót hoặc thiếu thông tin trên hồ sơ.
Quyền xóa dữ liệu (Quyền được lãng quên): Yêu cầu chúng tôi xóa toàn bộ thông tin cá nhân khi không còn nhu cầu tìm việc.
Quyền phản đối xử lý: Rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu bất cứ lúc nào bằng cách gửi yêu cầu tới DPO.

Mọi yêu cầu xử lý quyền của chủ thể dữ liệu sẽ được phản hồi trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ.

6. An Toàn Thông Tin

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nghiêm ngặt nhất để bảo vệ thông tin của bạn:

Mã hóa dữ liệu: Sử dụng chuẩn mã hóa dữ liệu lưu trữ AES-256 và truyền tải qua giao thức TLS 1.3 bảo mật.
Kiểm soát truy cập: Giới hạn quyền truy cập thông tin ứng viên; chỉ các chuyên gia headhunter được giao nhiệm vụ mới có quyền đọc hồ sơ của bạn.
Giám sát hệ thống: Ghi chép nhật ký truy cập (Logs) đầy đủ và rà soát lỗ hổng định kỳ hàng quý.

Privacy Policy

Version: 1.0 • Effective Date: 2026-05-29

This Privacy Policy complies with personal data protection rules in accordance with Vietnam Decree 13/2023/ND-CP on Personal Data Protection (PDPD), Singapore PDPA, and ISO/IEC 27001:2022 security compliance frameworks.

1. Data Controller & Data Protection Officer

1.1. Data Controller

HRSearch Vietnam Co., Ltd.
Registered Office: Floor 14, Bitexco Financial Tower, 2 Hai Trieu, Ben Nghe, District 1, Ho Chi Minh City, Vietnam.
Website: www.hrsearchvn.com

1.2. Data Protection Officer (DPO)

Contact Email: dpo@hrsearchvn.com
Designation: Chief Compliance Officer

2. Data Collection & Types

We collect the following categories of personal data from candidates and client representatives for recruiting purposes:

Category	Examples
Identity & Contact	Full name, date of birth, nationality, gender, email, phone number, LinkedIn profile link, resident address.
Professional History	CV/Resume, employment history (company, role, duration), technical skills, professional certifications.
Compensation & Expectations	Current salary, bonus structure, salary expectations, preferred benefits.
Assessment Data	Psychometric results, cognitive scores, leadership profiles, and interview evaluation reports.
Sensitive Data (Explicit Consent)	Health status (if required by job requirements), background checks or criminal record checks (where legally permissible).

3. Legal Basis for Processing

We process personal data based on the following valid legal bases:

Explicit Consent: Subject provides direct CV submission or opts into recruitment databases.
Contractual Necessity: Necessary steps to establish recruitment screening and schedule interview assessments with potential employers.
Legal Obligation: Compliance with local labor, tax, and government audit reporting mandates.

4. Data Retention Matrix

Candidate Status	Retention Period	Justification
Active Prospects	24 months	Ongoing search placement assistance; re-consent emails sent at 18 months.
Placed Candidates	72 months	Compliance with audit trails, guarantee support, and labor code validations.
Client Contact Data	7 years	Tax and commercial transaction ledger archiving regulations under local commercial law.

5. Candidate & Data Subject Rights

You hold the following rights regarding your personal information under data protection laws:

Right to Access: Ask for details and copies of the personal data we hold about you.
Right to Rectification: Request correction of inaccurate, outdated, or incomplete details.
Right to Erasure (The Right to be Forgotten): Request the permanent deletion of your files when you are no longer searching for opportunities.
Right to Object/Withdraw: Revoke processing permission at any time by contacting our DPO.

All data subject requests will be reviewed and responded to within a maximum of 30 days of receiving a verified request.

6. Information Security Measures

We enforce strict technical and organizational frameworks to protect your data:

Data Encryption: AES-256 encryption at rest, and TLS 1.3 encryption in transit.
Access Control: Strict role-based access controls (RBAC) ensuring only designated executive search consultants can review your resume.
Monitoring: Comprehensive security logging and audit trail reviews implemented on a quarterly cycle.